Todo lo que un Roadleader debe saber para organizar un evento RSC

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En este hilo se reúnen tanto los requitistos para ser Roadleader,  como las normas que has de tener en cuenta en la organización de un evento RSC, y también todos los consejos y recomendaciones para que ese evento que con tanta ilusión has decidido llevar a cabo salga perfecto. 

Se incluye además una plantilla práctica que puede facilitarte mucho las cosas a la hora de  crear y publicar el hilo de presentación de tu evento en el foro del Club.

Es altamente recomendable que todo Roadleader que vaya a organizar un evento RSC proceda a la detenida lectura de toda la información que se contiene en este hilo, siendo del todo imprescindible si es la primera vez que organiza un evento RSC.

Índice temático de los sucesivos post que siguen en este hilo.

1.-  Requisitos para ser Roadleader

2.-  Consejos a los Roadleaders

3.-  Normas de publicación del hilo del Evento

4.- Normas de publicación aplicables a un Evento de plazas limitadas

5.- Plantilla para la publicación de  Eventos Oficiales RSC
« Última modificación: Marzo 26, 2020, 10:16:17 por RSC »

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1.- Requisitos para ser Roadleader

Para ser Road Leader y poder organizar Eventos Oficiales únicamente es imprescindible cumplir las siguientes dos premisas:

1.- Tener un mínimo de seis meses de antigüedad como socio del Club.

2.- Haber participado al menos en un Evento Oficial RSC.


« Última modificación: Marzo 26, 2020, 10:15:19 por RSC »

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2.- Consejos a Road-Leaders

 1.-  Cuando un socio del Club se inscriba en un evento por primera vez sin haber participando nunca antes en otro evento RSC, el Roadleader le indicará la obligación de contactar con el moderador de concentraciones, salidas y rutas (Miguelvet) con el fin de que éste le proporcione la información y recomendaciones a tener en cuenta relativas a su participación en el evento.

2.-  Debe realizarse el reconocimiento de ruta, como mínimo una vez, sin fiarse del Google Maps y verificando la ruta al completo. Es aconsejable tomar nota del tiempo entre los distintos tramos del recorrido; ello nos ayudará a organizar las paradas programadas a lo largo de la ruta y llegar al punto final de la misma a la hora programada.

3.-  Es importante elegir un punto de encuentro en el que exista una gasolinera en el mismo lugar, o bien en una ubicación próxima. Lo ideal es que la gasolinera cuente con las opciones de 95 y 98 octanos,  en caso de no existir la opción de 98 octanos, se indicarán las gasolineras más próximas en las que dicho octanaje esté disponible.

4.-  Hay que tener en cuenta que hay vehículos muy bajos, por lo que debe prestarse atención al firme de la ruta, tratando de evitar zonas con agujeros o cambios de rasante que puedan causar problemas a algún participante.

5.-  Debe tenerse en consideración el número de vehículos a la hora de escoger un restaurante, verificando que exista una zona de aparcamiento suficiente junto al restaurante o en inmediata proximidad al mismo. Un restaurante ubicado en medio de una población y sin parking cercano podría suponer un problema a la hora de aparcar nuestros roadsters.

6.-  Es importante visitar en persona los bares/restaurantes, sin fiarnos de la simple información que podamos obtener visitando su página web.

7.-  No debemos esperar a que la concentración anterior a la nuestra haya finalizado para poneros manos a la obra. Si se hace un calendario de eventos es para poder preparar sin prisas y con la antelación suficiente la concentración. Lo recomendable es que cuando la concentración anterior a la nuestra finalice tengamos ya “los deberes hechos”, con la ruta ya reconocida y todo listo para presentar la concentración en el foro del Club.

8.-  En caso de que el número de roadsters inscritos sea superior a 12 (Roadleader incluido), es aconsejable formar 2 grupos -grupo A y grupo B- pudiendo incluso configurarse los grupos atendiendo a las posibles preferencias de estilos de conducción distintos -sport o turístico- de los participantes. En este caso, corresponde al Roadleader contactar con otro participante que pueda liderar el segundo grupo, pudiendo en su caso solicitar dicha colaboración en el propio hilo de la concentración.

*  Cabe la opción de que el grupo B lo lideren dos o más usuarios, pudiendo repartirse entre ellos el guiado de la ruta en varias partes, ello ofrece una oportunidad para que aquellos compañeros que lo deseen puedan iniciarse en el guiado de grupos en una ruta, tomando así práctica de cara a futuras colaboraciones en eventos del Club.

* No es necesario disponer de GPS. Si el primer colaborador dispone de GPS y programa la ruta,  se la puede prestar después al segundo colaborador encargado de tomar el relevo en el punto del recorrido previamente acordado.

9.-  Ante cualquier duda durante el desarrollo del evento, es muy aconsejable preguntar a otros Roadleaders que puedan estar en el grupo, quienes con gusto prestarán su ayuda.

10.-  A la hora de preparar una concentración, puede servir de ayuda la información contenida en el siguiente hilo en su día abierto por el compañero Papaventoux con el título "La Biblia del Roadleader": https://www.roadstersportclub.com/foro/index.php?topic=7920.0
« Última modificación: Marzo 26, 2020, 10:15:07 por RSC »

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3.- Normas de publicación del hilo del Evento

1.- Todo evento, ya sea Oficial, Xpress, No Oficial, o Bricoconce, debe contar con la previa aprobación del moderador de Concentraciones, salidas y rutas ( @miguelvet ) para poder publicarse el foro del Club. Por tanto, si deseas llevar a cabo un evento y publicarlo, has de contactar previamente con dicho moderador enviándole un mensaje privado a través del foro.

2.- La publicación del evento en el foro se hará previa consulta obligatoria con el moderador de eventos, quien ponderará las circunstancias del calendario en curso a efectos de garantizar un mínimo tiempo para la información pública de cada uno de los eventos que se organizan en el Club, teniendo en cuenta en dicha ponderación las circunstancias relativas a aquellos eventos que por razón de reservas hoteleras precisen de una publicación anticipada en el tiempo.

3.- Los moderadores se reservan el derecho de editar, cerrar o borrar la información publicada acerca de cualquier evento que consideren ajeno a este Club  y/o con fines comerciales, publicitarios, o similares.
« Última modificación: Marzo 26, 2020, 10:14:31 por RSC »

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4.- Normas de publicación especiales aplicables a Eventos de plazas limitadas

1.- En el caso de Eventos de Plazas Limitadas, y con el fin de que los interesados dispongan del tiempo suficiente para comprobar su disponibilidad para poder participar en el evento (consultar días de vacaciones en el trabajo, coordinar asuntos familiares, etc...) el Roadleader abrirá con suficientes meses de antelación el hilo de convocatoria con toda la información del mismo, tal como:
* Número máximo de roadsters y/o personas admitidas incluyéndose a sí mismo.
* Fecha y hora de apertura del plazo de inscripción y de cierre del mismo si fuese necesario (ver punto 2).
* Información sobre la ruta y lugares por los que discurrirá el evento, hoteles y actividades.

2.- El plazo de inscripción se abrirá 15 días después de la apertura del hilo de convocatoria, a las 22:00h.


Condiciones de inscripción:
Para participar en este tipo de eventos será imprescindible que los inscritos hayan participado, con anterioridad a la fecha de apertura de la inscripción, en al menos un Evento Oficial del Club (Concentración, Meeting, Tour, u otro)

Criterios de prioridad:
La gestión de las inscripciones se realizará aplicando los siguientes criterios de prioridad, en el orden que seguidamente se detalla:
1.- Cualquier socio del Club que haya organizado una Concentración Oficial del Club, independientemente del número de ellas que haya organizado, tendrá prioridad sobre cualquier otro socio inscrito que no lo haya hecho, siempre y cuando cumpla los criterios del punto 2.
2.- Cualquier socio del Club que cumpla de forma conjunta los siguientes criterios: más de seis meses de antigüedad como socio, participación en al menos 2 Eventos Oficiales,  y más de dos mensajes por semana de media desde su fecha de alta en el Club hasta la fecha de apertura de la inscripción del evento en el foro, tendrá prioridad sobre cualquier otro inscrito.
3.- Cualquier socio del Club tendrá prioridad sobre cualquier otro forero inscrito que no lo sea.
4.- Número de etapas o días del evento en los que participa (quien se inscriba para 14 etapas tendrá preferencia frente a aquel que se inscriba para 13).
5.- Orden de inscripción en el evento por fecha y hora.

Todo aquel que desee inscribirse deberá publicarlo claramente, sin mensajes ambiguos o que induzcan a interpretaciones erróneas, así mismo deberá especificar el total de etapas o días completos a los que desea inscribirse y si irá solo o acompañado.  No se contabilizarán mensajes del tipo “me apunto” sin especificar el número de etapas o días. Se permitirá la edición de los mensajes, aunque en dicho caso se tomará en consideración la fecha y hora de edición para establecer el orden de inscritos.
« Última modificación: Marzo 26, 2020, 10:15:36 por RSC »

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5.- Plantilla para la publicación de Eventos Oficiales RSC

Una estructuración de la información hace más sencilla la lectura, lo que se consigue fácilmente con un orden temático y empleando las correspondientes negritas y tamaños de letra, junto con la incorporación de links e imágenes ilustrativas. Se trata de "vender" mejor nuestro evento, y por ello debemos hablar un poco, por mínimo que sea, de la zona/restaurante/actividades/planning… a modo de presentación de la actividad que organizamos.

Para facilitar las cosas, seguidamente figura el esquema de un “hilo tipo" para los Eventos Oficiales RSC, que puedes copiar (pulsar el botón de “citar”, y de esta forma te aparecerá el texto con todos los códigos de negrita, tamaños, links, etc); en caso de duda, y si no te aclaras con este "lenguaje de códigos"  no dudes en preguntar a un moderador o administrador del Club pues ellos podrán ayudarte. Es mucho fácil de lo que puede parecerte, ya que el grueso del trabajo de la plantilla ya está hecho y tan sólo has de escribir tu texto en las zonas habilitadas para ello respetando los códigos "[-]" que ya hay puestos.




Empezamos por lo más importante, el título del evento.
Con el fin de dar homogeneidad a las presentaciones de los eventos, todos los títulos guardan un mismo patrón, siendo modificables en el número del evento, la comunidad autónoma, la fecha, y, si queda espacio, el título personal que el Roadleader quiera darle. El texto figurará en minúsculas salvo en el caso de los eventos más importantes (Roadster-Tour, Meeting, Concentración Aniversario), los cuales tienen la opción, que no obligación, de ponerlo en mayúsculas.

Es decir, el título del evento se estructura de la siguiente forma:
1.- "XXXX" (números romanos de la concentración)
2.- "Concentración RSC -" (junto con el guión para separarlo del siguiente punto)
3.- (Comunidad autónoma en la que tenga lugar el evento)
4.- "(día mes año)" (entre paréntesis para diferenciarlo de la comunidad autónoma.
5.- (si queda espacio, se puede añadir un título personal entre comillas "").

Como ejemplo, el resultado sería algo similar a  lo siguiente:


XXXX Concentración RSC - Madrid (20 Septiembre 2020) "El reencuentro"



(Breve descripción de la situación geográfica de la concentración), por ejemplo:
Esta concentración discurre en la Sierra del Guadarrama, situada al Norte de la Comunidad de Madrid; se trata de una zona con carreteras muy curveadas e ideales para rutear en roadtser. Los bosques cubren una gran parte de la sierra y en las zonas altas podremos disfrutar de excelentes vistas panorámicas en distintos momentos del recorrido, ...bla bla bla...


Domingo 20 de septiembre de 2020:
Hora de encuentro: 9:00h [Punto de encuentro en G.Maps] - [Punto de encuentro en Streetview]
Hora de briefing: 9:15h
Foto de grupo: 9:25h
Hora de salida: 9:30h

Ruta: 225 kms [Link ruta en G.Maps]
Tiempo estimado: 3h






Actividades y Gastronomía

(Breve descripción del planning para este día), por ejemplo:
Tras recorrer los primeros 10kms, empezaremos a adentrarnos en la Sierra de X, cuya carretera es más estrecha y sinuosa y discurre entre barrancos con excelentes vistas. Más tarde sigue el recorrido por la carretera X y llegaremos al lugar en el que tendrá lugar una parada de descanso-café (si se desea puede ponerse el link a la web del establecimiento y e indicar su localización).

En el caso de que, opcionalmente, el Roadleader decida organizar un almuerzo en el curso de la ruta a media mañana, podrá señalarlo en el hilo de presentación con mención a las opciones de bocadillo o tapas disponibles y el importe de dicho almuerzo por persona, con el fin de que cada participante pueda indicar en el hilo del evento su elección, reduciéndose así el tiempo de espera en el establecimiento.





(continuación de descripción)
En el curso de la ruta realizaremos una parada para visitar el castillo X o el monumento X. Entre las localidades de X e Y existe un tramo de X km de firme irregular, pero merece la pena ya el resto del tramo tiene buen asfalto y las vistas panorámicas y el trazado son espectaculares (punto D en el mapa), bla bla bla......  Más tarde haremos una visita a un circuito de Karts X,  bla bla bla..... y continuaremos la ruta hasta que llegar al restaurante en el que tendrá lugar la comida de mediodía Restaurante Embrague Quemado (punto E en el mapa).

Menú:
Entrante
-Entremeses
-Menestra de verduras

Plato principal a elegir entre:
-Mil hojas de solomillo de cerdo con foie y manzana
-Merluza al horno con gambas al ajillo

Postre:
-Tentación de chocolate

Bodega:
-Agua, cerveza, refrescos, vino tinto, café y cava

Precio: 20€ IVA incl.


Otros aspectos importantes a tener en cuenta

En el caso de que la comida del día se realice en modo picnic, se indicará así expresamente, sustituyendo el texto anterior por el siguiente: “La comida tendrá lugar en modo picnic, debiendo traer cada participante sus provisiones para el mismo.”

Si la ruta de la concentración continúa tras la comida, en la presentación se seguirá un esquema similar al indicado para la ruta de la mañana.


Eventos de varias etapas

En los de eventos de más de una etapa pernoctando en un hotel,  en la presentación deberá figurar la información relativa al hotel, con el enlace a su página web  y el precio de las habitaciones (doble e individual) con indicación de si los importes incluyen media pensión (alojamiento, cena y desayuno).

El Roadleader gestionará con el hotel la pre-reserva de un grupo de habitaciones indicando en el post de presentación la forma de realizar la reserva de las habitaciones por los participantes proporcionando para ello los datos del número de teléfono y/o correo electrónico del hotel.  Además, indicará el plazo máximo en el cual podrán los participantes podrán la reserva, debiendo éstos informar en el hilo de la concentración cuando hayan realizado la reserva, al objeto de que el Roadleader disponga de dicha información en todo momento a efectos de coordinar con el hotel la información acerca de las habitaciones ya reservadas.

En lo que atañe a la cena, se seguirá el mismo sistema descriptivo antes indicado para el caso de la comida acerca de la elección de menús por los participantes.

La información relativa a los detalles del evento en las siguientes etapas seguirá un esquema similar al antes indicado para los eventos de una única etapa.


Como último punto de la presentación se insertará la siguiente información:



Al inscribirse al evento se aceptan las normas de participación: Normas de participación en los Eventos Oficiales RSC
1. Obligatorio acudir al punto de encuentro con el depósito lleno
2. Obligatorio llevar Walkie talkie (propio o prestado)
3. Acudir al punto de encuentro con la aportación de 1 euro por persona y día en efectivo y justo. Dicho importe se utilizará para el mantenimiento del foro y será abonado al Roadleader, quien con posterioridad lo hará llegar el Equipo de Moderación del Club




La lista de inscripciones

La lista de inscripciones se puede poner al final del post de presentación del evento, o bien abriendo el Roadleader un  segundo post en el hilo para situar en el mismo la lista de inscripciones; esto último es recomendable porque facilita cada nueva edición que haya de realizarse de la lista de inscripciones. Es aconsejable detallar en la lista los menús elegidos a medida que los participantes los van definiendo, con el fin de disponer de dicha información actualizada en todo momento.

Sigue un ejemplo de estructura de las inscripciones y menús elegidos:


Inscripciones y menús

-Mave - 2 pax – Bmw Z4//M
( Entremeses + Solomillo / Menestra de verduras + Merluza)
-ch4ppel - 1 pax – Mazda M5 Nd-RF
(Entremeses + Solomillo)
-Miguelvet - 2 pax – Boxster 987
( Entremeses + Solomillo / Menestra de verduras + Merluza)
-Imaracing - 1 pax - Mazda MX5 NB
(Entremeses + Solomillo)
-Antimach - 2 pax - Mazda MX5 NB
(Menestra de verduras + Merluza / Entremeses + Solomillo )
-Ozelui - 2 pax - Mazda MX5 NC
( Entremeses + Solomillo / Menestra de verduras + Merluza)
-Ángel - 1 pax – Mazda MX5 NB
(Entremeses + Solomillo)
-190 SL - 2 pax -  Mercedes SLK AMG R172
(Menestra de verduras + Merluza / Entremeses + Solomillo )
-Fastboy - 2 pax - Toyota MR2
( Entremeses + Solomillo / Menestra de verduras + Merluza)
-Jotaeme - 1 pax - Boxster 981
(Menestra de verduras + Merluza)





Posibilidad de organizar una ruta pre-concentración

En caso de que el Roadleader lo desee, podrá proponer la realización de una ruta para la jornada anterior al día de comienzo de la concentración, orientada a aquellos participantes vayan a pernoctar en un lugar cercano al punto de encuentro de la concentración y lleguen con antelación suficiente para poder participar en dicha ruta.  En ese caso, proporcionará en el post de presentación la información básica concerniente a la ruta pre-concentración: mapa de la misma, puntos más destacados del recorrido, etc. en términos similares a los indicados para la ruta de la concentración.
« Última modificación: Marzo 26, 2020, 10:15:52 por RSC »

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Este hilo permanecerá abierto con la única finalidad de que los interesados en usar la "plantilla de eventos" puedan citar el mensaje para poder copiarlo y publicar el hilo del evento modificando los campos oportunos.
« Última modificación: Marzo 26, 2020, 10:12:30 por RSC »